Tietosuojaseloste: Whistleblowing – Ilmoituskanava

1. Rekisterinpitäjä

Asianajotoimisto Legistum Oy
Y-tunnus: 1615544-5
Vilhonkatu 9C, 00100 Helsinki
Puhelin: 020 742 4460
Sähköposti: toimisto@legistum.fi

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö ”Whistleblowing – Ilmoituskanava”

Teppo Laine
Vilhonkatu 9C, 00100 Helsinki
Puhelin: 020 742 4460
Sähköposti: teppo.laine@legistum.fi

3. Rekisterin nimi

Tietosuojaseloste Whistleblowing – Ilmoituskanava.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään Euroopan unionin ja kansallisen oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta annetun lain (1171/2022) 3 luvun mukaisen sisäisen ilmoituskanavan perustamiseksi ja sisäisen ilmoituskanavan kautta tulleiden ilmoitusten käsittelemiseksi.
Käsittelyn oikeusperustana on rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen sekä rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

5. Tehtävä, johon tietoja käsitellään

Ilmoituskanavan kautta kerättyjä henkilötietoja käsitellään vain ilmoitusten käsittelyä ja mahdollisten jatkotoimenpiteiden suorittamista varten.

6. Rekisteröityjen ryhmät

Rekisteriin kerätään ainoastaan sisäistä ilmoituskanavaa käyttäneiden henkilöiden henkilötietoja. Ilmoituskanavaa käyttäneet henkilöt jaetaan seuraaviin rekisteröityjen ryhmiin:
• Rekisterinpitäjään työ- tai palvelussuhteessa olevat rekisteröidyt
• Muut rekisteröidyt

7. Käsiteltävät tiedot

Käsittelemme seuraavia ilmoituksen kirjanneen henkilön henkilötietoja:
• Ilmoittajan nimi, mikäli annettu
• Muut yksilöintitiedot, mikäli annettu
• Kohdehenkilön/kohderyhmän tiedot liittyen ilmiannettuun lain- tai eettisten periaatteiden vastaiseen toimintaan
• Asian sisäisessä tutkinnassa saadut tiedot ilmoituksen kohdehenkilön menettelyyn ja sen lainmukaisuuden/toimintaperiaatteiden mukaisuuden arviointiin liittyen

8. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot kerätään ilmoittajalta saadun ilmoituksen ja mahdollisten lisäselvitysten perusteella. Lisäksi rekisteriin voi tulla tietoa sisäisessä tutkinnassa vastaanotetusta ja raportoidusta materiaalista.

9. Vastaanottajaryhmät

Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille.

10. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

11. Säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin valvonnan tarkoituksen toteuttamiseksi tai lakisääteisten velvoitteiden vuoksi on tarpeellista.
Sellaisten rekisteröityjen osalta, jotka ovat työ- tai palvelussuhteessa Rekisterinpitäjään henkilötietoja säilytetään siihen saakka, kunnes rekisteröidyn työ- tai palvelussuhde päättyy.
Muiden rekisteröityjen osalta henkilötietoja säilytetään korkeintaan kuusi kuukautta ilmoittamisajankohdasta lukien.

12. Kuvaus tietosuoja-asetuksen 32 artiklan 1 kohdan mukaisista teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

Ilmoituksia käsittelevät ainoastaan siihen nimitetyt henkilöt. Henkilötietoja tai muita tapauksen yksilöiviä tietoja ei paljasteta ulkopuolisille kuin siinä laajuudessa, mikä on selvitystyön kannalta oleellista. Ilmoituksen käsittelijät ovat sitoutuneet salassapitovelvoitteeseen ja noudattamaan tämän tietosuojaselosteen mukaisia toimintatapoja.
Ilmoituksia käsitellään Ilmoituskanavan palvelimen kautta, jota ylläpitää Pro Pk-Pilvipalvelut Oy. Mikäli selvitystyötä varten materiaalia käsitellään muualla, tulee aineisto säilyttää lukituissa ja valvotuissa tiloissa. Laitteisto, millä ilmoituksia käsitellään, on suojattu palomuurilla ja muilla teknisillä toimenpiteillä.

13. Ilmoituksien käsittelijät

Ilmoituksia käsittelee ennalta määritellyt käsittelijät. Tietoja ei luovuteta eteenpäin ilman lainmukaista perustetta.

14. Ilmoittajan oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä ja muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Ilmoittajalla on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä erityiseen tilanteeseensa liittyen. Hänellä on myös oikeus tarkastella itseään koskevia rekisteriin tallennettuja tietoja, pyytää tietojen korjaamista tai poistamista sekä rajoittaa tietojensa käsittelyä. Lisäksi ilmoittajalla on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle, mikäli hän kokee, että hänen henkilötietojensa käsittelyssä on rikottu soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

15. Yhteydenotot

Kaikki tietosuojaselostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti rekisterinpitäjän nimetylle yhteyshenkilölle.

16. Tietosuojaselosteen muutokset

Mahdolliset tietosuojaselosteen muutokset ilmoitetaan selosteessa päivättyinä. Merkittävistä muutoksista voidaan tiedottaa myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai verkkosivujen kautta. Tämä seloste on viimeksi päivitetty 18.08.2023.