HILMA on valtionvarainministeriön omistama ja Hanselin ylläpitämä maksuton, sähköinen julkisten hankintojen ilmoituskanava, joka pyrkii vastaamaan ostajien ja myyjien tarpeisiin sekä mahdollistaa hankintalainsäädännön toteutumisen. Hilman sähköisen järjestelmän tavoitteena on, että kaikki tarjoajat ovat samassa asemassa eikä yksittäistä tarjoajaa suosita. Hilman tavoitteena on, että sen avulla hankinnat tehdään avoimesti, syrjimättä ja tasapuolisesti. Tässä kirjoituksessa käydään läpi julkisen hankinnan kilpailutuksen prosessia ja yleisimpiä haasteita ostajan näkökulmasta.
Ostajan näkökulma: Kilpailutus Hilmassa
Kilpailutus Hilmassa ostajana alkaa hankinnan suunnittelusta, jossa määritellään ja dokumentoidaan hankinnan kohde. Tätä varten tehdään vaatimusmäärittely, jossa hankinnan kohde määritellään riittävällä tarkkuudella. Paremmuusjärjestys määritellään yleensä pisteiden avulla. Tavoitteena on luonnollisesti hankinta, joka olisi kohtuullisen hintainen, mutta kuitenkin riittävän laadukas. Lähtökohta on, että tämänkaltaisen edullisen ja laadukkaan eli parhaan tarjouksen tulisi saada täydet pisteet ja voittaa kyseinen kilpailutus.
Tarjouspyyntö voidaan julkaista Hilmassa siinä vaiheessa, kun tarvittavat asiakirjat on luotu. Olennaisimpia asiakirjoissa olevia asioita ovat sekä poissulkevat että pisteytettävät vaatimukset. Tarjouspyynnön jälkeen tarjoajat jättävät tarjouksensa. Kun kaikki tarjoukset on saatu, tarjoukset laitetaan paremmuusjärjestykseen ostajan asettamien pisteiden perusteella. Pisteiden suunnittelussa tulee ottaa huomioon painotukset, eli kuinka paljon ostaja haluaa painottaa hintaa ja kuinka paljon painotetaan jotain tiettyä laatuvaatimusta. Ostaja pääsee siis määrittelemään laadulliset kriteerit.
Kriteereiden valintaan tulee kiinnittää erityistä huomiota, jotta hankinnan tavoitteet täyttyvät. Laatupisteissä voidaan painottaa toimitusvarmuutta, teknistä laatua, käytettävyyttä, henkilöstön osaamista, ympäristön huomioimista, järjestelmien yhteensopivuutta tai asiakaspalautteita. Pisteiden jakautumista voi etukäteen myös simuloida. Näiden lisäksi, ostajan tulee myös määritellä, mitkä vaatimukset ovat pakollisia. Nämä ovat niin sanotut poissulkevat vaatimukset. Jos pakollinen vaatimus ei täyty, ei tarjoajaa voida valita.
Ostajan suurimmat haasteet Hilman kilpailutuksissa
Suurin haaste kilpailutuksessa ostajan näkökulmasta on usein tarpeiden ja tavoitteiden riittävän selkeä dokumentointi niin, että tarjoaja saa riittävän kuvan hankinnan kohteesta sekä valintakriteereistä. Hankinnan kuvaukseen ja hankintakriteerien tarkoituksenmukaiseen määrittelyyn tulee panostaa.
Toinen kriittinen tekijä kilpailutuksessa on saatujen tarjousten määrä. On ostajan intressissä saada suuri määrä hyviä tarjouksia. Julkisen hankinnan kilpailutus on myyjälle usein työteliäs ja monimutkainen prosessi. Usein käy valitettavasti niinkin, että tarjousten määrä jää harmillisen alhaiseksi. Valtioneuvosto onkin arvioinut, että julkisten hankintojen tarjousten määrän mediaani on vain kolme tarjousta per tarjouspyyntö. Tästä syystä myös myyjän näkökulman ymmärtäminen olisi tärkeää, jotta potentiaalisia tarjoajia ei jäisi pois hankinnasta toissijaisten vaatimusten vuoksi, kuten vaikka siitä syystä, että osallistumisvaatimuksen ovat kohtuuttomat hankinnan luonteeseen verrattuna.
Aikataulu on usein myös iso haaste. Julkisen hankinnan kilpailutuksessa huomioitavaa on, että julkisissa hankinnoissa hankintaprosessi on yleensä pitkä ja siinä on yleensä kova aikapaine eli hankinta halutaan käyntiin ja päätökseen aikataulussa ja lainsäädäntöä noudattaen. Aikataulussa pysymistä vaikeuttaa usein se, että dokumentaatiota valmistelee suuri määrä ihmisiä erilaisilla taustoilla ja intresseillä. Muutokset yhteen asiakirjaan aiheuttavat yleensä ketjureaktion omaisesti muutoksia myös muissa asiakirjoissa. Ei ole tavatonta, että nämä muutokset eivät siirry kaikkiin asiakirjoihin, jolloin tarjoukseen jää harmittavia epäjohdonmukaisuuksia. Myös Hilman tai vastaavan julkaisujärjestelmän ominaisuudet on otettava huomioon. Lisäksi, ostajan tulee hankinnassa valmistautua myös hankinnan riskeihin, eli laatuvirheisiin, toimitusten viivästymisiin sekä mahdolliseen palvelutarjoajan konkurssitilanteeseen. Näitä voidaan vähentää huolellisella tarjousmäärittelyllä.
Edellä mainituista syistä, jopa isoilla julkisilla organisaatiolla jää yllättävän usein kiireestä johtuvia virheitä tarjouspyyntöihin. On nähty jopa virheellisiä pisteytykseen vaikuttavia tai kokonaan poissulkevia virheellisiä liiteasiakirjoja, jotka käytännössä estävät hankintaan osallistumisen tai antavat pisteitä hankintaan liittymättömistä asioista. Tällaisissa tilanteissa riski valitukselle on luonnollisesti huomattavan korkea. Ostaja haluaa välttää valituksen kaikin keinoin, sillä se voi viivyttää tai estää hankinnan toteutumisen.
Hilmassa on sisäänrakennettu kysymysten lähettämismahdollisuus, jota myös käytetään kohtalaisen paljon. Kysymysten avulla selkeät virheet hankinta-asiakirjoissa tulevat yleensä nopeasti ilmi, jolloin ostaja voi reagoida virheisiin ja tehdä korjauksia mainittuihin asiakirjoihin. Kun tarjousten lähettämisaika on päättynyt, tarjoukset voidaan avata Hilmassa. Tämän jälkeen tehdään hankintapäätös. Hankintapäätösasiakirjassa päätös hankinnasta perustellaan kirjallisesti ja pisteet käydään yksityiskohtaisesti läpi. Hankintapäätökset voidaan lähettää järjestelmän kautta osallistuneille tarjoajille. Kun hankintapäätöksestä on kulunut riittävä aika, voidaan hankintasopimukset viimeistellä valittujen tarjoajien kanssa.
Hankintakokemus ja näkemys myös tarjoajan tilanteesta edesauttaa onnistunutta julkista hankintaa. Huolellisella valmistautumisella kilpailutus Hilmassa voidaan viedä läpi onnistuneesti.
Janne Mettovaara, toimitusjohtaja